Financial Technologies

רכש וכספים › Financial Technologies › 12 2021 כלכליסט המחלקה המסחרית - תוכן שיווקי / אוקטובר האתגרים הגדולים ביותר שעומדים בפני חברות אחד וארגונים בעלי פעילות עצימה, הוא הקשר מול הספקים על כל הכרוך בכך – בקשה להצעת מחיר, הצעות מחיר, הזמנות, מימוש הזמנה, אספקות, קבלות למלאי / שירותים, חשבוניות ותשלומים וכו'. חברות בעולמות התעשייה והייצור, השירותים וההייטק, העומדות בקשר עם מאות עד עשרות אלפי ספקים, מקצות לפעולות אלה משאבי כוח אדם רבים מאוד. "כל חברה בסדר גודל בינוני ומעלה משקיעה זמן רב במונחים של משאבי כוח אדם בהיקפים עצומים בכדי לטפל בתהליכים השונים של רכש, שרשרת אספקה, כספים ותשלומים", אומר יוסי בן-משה, סמנכ"ל מכירות בחברת ניפנדו, שפיתחה פלטפורמת הייפר-אוטומציה המתמקדת בתהליכים אלו. "שרשרת האספקה הפיננסית בארגונים היא תהליך מרובה שלבים ומסרים עסקיים, כשבכל שלב בדרך, מעורבים אנשים ממחלקות שונות מצד הארגון ומצד הספק, הנדרשים לבצע פעולות רבות כמו טיפול ואישור של הזמנות רכש, טיפול בטעויות והקלדת חשבוניות בצורה ידנית למערכת הכספים וכן הלאה. "על מנת לייעל משמעותית תהליכים של בדיקה ותיאום חשבוניות, אישור אוטומטי ותשלום, ותיאום בין גורמי החברה השונים ובין החשבוניות לתשלומים וכו', יש צורך ) AI בטכנולוגיה המביאה את עולמות הבינה המלאכותית ( והרובוטיקה בתוכנה, לביצוע פעולות אלו ללא טעויות, .24/7 ללא הונאות, בזמן אמת ובזמינות של "בין הארגון לבין הספקים שלו ישנם ממשקי עבודה 4-5 אנושיים רבים. יתכן שספק אחד יהיה בקשר עם בעלי תפקידים שונים מהארגון: מי שביצע את ההזמנה, מי שעובד מולו בפועל, מי שמאשר את ההזמנות, גורם ממחלקת הכספים ועוד ועוד. התוצאה היא, שהמסר שעובר מהארגון לספק אינו אחיד, ולא פעם אפילו סותר את עצמו, כשהגורמים השונים לא רואים את התמונה השלמה של הפעילות מול אותו ספק. "בעיה נוספת היא טעויות שעלולות להתרחש. למשל, הספק לא מילא את הסכומים, התאריכים או תכולת העבודה בדיוק לפי ההגדרות של הארגון הרוכש. במקרה הזה, הוא עלול שלא לקבל תשלום מבלי לדעת למה ויאלץ להתחיל להתרוצץ בין בעלי תפקידים שונים כדי לתקן את המצב. וכך עלול להיווצר מצב של ספקים לא מרוצים מחד, ומאידך, ארגונים שמשקיעים הרבה מאוד זמן וכסף בנושא". מתווך חכם בין מערכות הארגון לספקים ניפנדו, מתאר בן-משה, הוקמה בעקבות התובנה כי את ההתקדמות הטכנולוגית המואצת של השנים האחרונות ניתן לנצל על מנת לשלב אוטומציה רובוטית בתהליכים המורכבים של רכש, כספים, שרשרת אספקה ותשלומים. "המטרה שלנו היא לשחרר את הארגונים מהעבודה הידנית הסיזיפית הזו, כך שהעובדים יוכלו להתמקד בליבת העסק, וגם הספקים – שהם חיוניים לכל ארגון – יהיו מרוצים יותר, בידיעה שהם לא נופלים בין הכיסאות". כשיצאה החברה לדרך, אומר בן-משה, "השוק היה מוצף במוצרי תוכנה בענן שנתנו פתרון חלקי בלבד, , לבעיות בתהליכי הרכש – אבל הספקים ERP מבוסס לא שיתפו פעולה עם המוצרים האלה, וההשקעות של הארגונים ברכישת המערכות, ירדו לטמיון. לכן החלטנו לבחור בגישה אחרת, ובמערכת שלנו ניתן להשתמש על גבי המערכות שכבר קיימות בארגון, כאשר הארגון והספקים לא חייבים לשנות באופן משמעותי את שיטת הפעולה שלהם. אנחנו משתלבים עם מערכות ותהליכים עסקיים קיימים. "אפשר לומר שהמערכת שלנו היא מעין מתווך חכם בין מערכות הכספים, ההזמנות והאישורים של הארגון, לבין הספקים. זוהי מערכת חכמה בעלת שלושה רבדים, שיוצרת מעטפת שלמה מקצה לקצה לכל תהליכי הרכש: "בשכבה הראשונה, המערכת מתרגמת את התהליכים העסקיים של הארגון: הוצאת הזמנה ובקשת אישורים מהגורמים הרלוונטיים, כל אחד בתחומו – תכולת העבודה, גובה התשלום, תאריך התשלום, תנאי אספקה וכד'. "השכבה השנייה אוכפת את החוקים שקבע מראש הארגון לעבודה עם כלל הספקים וגם עם הלקוח הספציפי. למשל, אם הספק חייב לאשר את ההזמנה גם כן, המערכת תשלח לו בקשות ותזכורות עד שהוא ישלים את התהליך כפי שביקש הארגון. "בשכבה השלישית, מתבצע באופן שוטף תהליך של אימות הנתונים. המערכת בודקת כל העת שכל המידע במסמכים המקוונים נכון: הספק הנכון, הסכום הנכון, סוג החשבונית הנכון, עם מע"מ או בלי מע"מ וכן הלאה. אם המערכת מזהה טעות, היא מתריעה ומסבירה לספק מה הוא צריך לתקן. המערכת תלווה את הספק לכל אורך הדרך במקום עובדי הארגון, כשהמטרה היא שהחשבונית 'תעבור חלק' מהצד של הספק לארגון, ושהספק ייהנה מוודאות". ללא מגע יד אדם – וללא טעויות עולם הפיננסים, אומר בן משה, נמצא כיום בעיצומה של קפיצת מדרגה משמעותית. "תהליכים וארגונים שבמשך שנים דבקו בגישות מסורתיות בכל הנוגע לכסף, הבינו שהם חייבים להשתנות ולהתפתח. מנהלים גילו שכבר לא חייבים להושיב עשרות עובדים כדי שיעסקו אך ורק בניהול ההתקשרות עם הספקים, ושאפשר לתת פתרונות איכותיים לבעיה הזו, מבלי להתפשר על מה שחשוב להם. למעשה, הטכנולוגיה של ניפנדו מצליחה לייעל את תהליך הטיפול בהזמנות וחשבוניות ביותר , ללא מגע יד אדם – וללא טעויות". 97%- מ את הפתיחות של השוק לפתרונות חדשים מסוג זה, ניתן לראות ברשימת הלקוחות המתרחבת של ניפנדו, שכוללת כמה מהארגונים המובילים בישראל – ובהם כתר, בזן, כימיקלים לישראל, אינטל, שירותי בריאות כללית, בנק ישראל, שר-אל ועוד. "ארגונים מחפשים ללא הרף דרכים להקטין עלויות ולהגדיל את היעילות, במיוחד בזמנים מאתגרים כמו אלה", מסכם בן משה. "תהליך רכש וטיפול בחשבוניות הוא אחת הנקודות החלשות בארגון, עם הרבה מאוד עבודה שמושקעת בו, אך גם שיעור גבוה של טעויות יקרות. כאשר מצליחים לטפל היטב בנקודות הכאב הללו, ההשפעה ניכרת – עם עובדים שפנויים לטפל במשימות החשובות באמת של הארגון, חיסכון ניכר בשעות אדם ועלויות עקיפות, וספקים ששומרים על נאמנות". לעבור "אנחנו עוזרים למחלקות רכש וכספים בארגונים באמצעות אוטומציה" מתהליכים ידניים לתהליכים רובוטיים אחת הנקודות הרגישות ביותר בכל ארגון גדול היא ההתנהלות מול אלפי ספקים, כאשר יש צורך לשלוח ולאשר הזמנות ולטפל בתשלומים באופן ידני, עם סיכוי גדול לטעויות. חברת ניפנדו פיתחה מערכת שהופכת את התהליך המורכב הזה לאוטומטי, וכך חוסכת לארגון ולספקיו זמן וכסף, ותורמת לשביעות הרצון של הספקים התמונות באדיבות חברת ניפנדו ניפנדו תעודת זהות | ) של תהליכי רכש וכספים בארגונים hyperautomation לאוטומציה ( B 2 B פלטפורמת תחום פעילות: מיקום | 70 מספר עובדים: | 2010 שנת הקמה: | אייל רוזנברג מנכ"ל: | אייל רוזנברג, אלון רוזנברג מייסדים: info@nipendo.com ● www.nipendo.com | אזור תעשייה פולג נתניה, ישראל, בוסטון – ארה"ב משרדים: יוסי בן-משה, סמנכ"ל מכירות המערכת של ניפנדו: בעלת שלושה רבדים, שיוצרת מעטפת שלמה מקצה לקצה לכל תהליכי הרכש