רפי אלבז*
יועצים ממלאים תפקיד חשוב בארגונים
רבים. אם נבין את תפקיד היועצים, הסיבות
מדוע ארגונים בוחרים ביועצים, תהליך
בחירתם ואופי יחסי יועץ-לקוח, יהא
באפשרותינו להשתמש ביועצים בצורה
יעילה שבסופו של דבר, עלותה תתקזז
בהישגים ולרוב אף מעבר לכך.
יועץ טוב מצליח להוכיח כי עלות פעילותו תחסוך לארגון יותר מאשר
תעלה לו. היועץ מוכיח כי החברה, שהעסיקה אותו הרוויחה בשיפור
התהליכים, בייעול הפעולות, בחיסכון במשאבים ואף בחיסכון כספי
ממשי. יועץ טוב לא תמיד עולה כסף. לרוב, הוא חוסך אותו ללקוח.
היועץ מייעץ. הוא מלמד, בונה, בודק, סוקר, נותן שירותים, פותר
בעיות נקודתיות, הוא מומחה לעניין או לעניינים מסויימים בארגון
אשר אין בו פלטפורמה המצדיקה איוש משרה. הוא יכול להיות כל
אחד מאלה, כולם בטור, או כולם יחד.
היועץ אמור להיות מתכנן הפתרון לבעייה בתחום עיסוקו,
בין אם "כבר נזרקה האבן לבאר", או להיות מי שמונע את
זריקתה מלכתחילה.
לרוב, היועץ הוא מומחה חיצוני אשר בתחילת עבודתו
לאחר שסקר את הגוף ששכר אותו, מציג פתרונות ואת הדרכים
להשגתם. היועץ מעריך את העלויות והמשאבים הנדרשים.
בסיום מסכם את תוצאות עבודתו, עורך את הממצאים, מגדיר
את ההישגים והמסקנות ומתווה את המלצותיו להמשך. עלות
היועץ מחושבת לפי שעה או פרוייקט או מכרז. לרוב, היועץ
הוא עצמאי, בעל חברת יחיד, יכול שיהיה עובד בחברת ייעוץ,
בעל חברת הייעוץ, או שהוא שכיר בה.
"יועץ" יכול להיות כל אחד, שיש לו מומחיות עמוקה
ומיוחדת בתחום מסויים ושבו יש לו ערך מוסף מיוחד. היועץ
מסייע ללקוח שלו בתחום התמחותו וחוסך את הזמן, הכסף
והטעויות, שיבצע הלקוח אשר אין לו את המיומנות והידע,
הזמן או המשאבים כדי לבצע את העבודה באופן מייטבי.
בין היועץ ללקוחותיו נרקמת מערכת יחסים מיוחדת המושתתת על
אמון מלא ובלתי-מתפשר. זו יכולה להיות מערכת יחסים ממושכת או
קצרה, חד-פעמית או לפי קריאה ולעולם, באמון הדדי מלא.
היועץ יכול שישכר על ידי המנכ"ל, או על-ידי חברת ניהול משותפת
להפעלת עניין רב-שותפים.
למשל, בכל פרוייקט בנייה יהיו יועצי חשמל, מיזוג, אינסטלציה,
ביטחון, אבטחת מידע, בטיחות, בטיחות אש ואחרים. הללו, המומחים
לעניינם, מהווים את השלד ותשתית הבניין.
יועץ טוב הוא מי אשר יש לו ניסיון עשיר ודומה לתפקידו של מנהל
הפרוייקט או היחידה העסקית מטעם הלקוח. בנושא חשמל, למשל,
מהנדס חשמל. בנושא ביטחון, מנהל ביטחון וכך הלאה. זאת כדי להכיר
את הדילמות של לקוחו. יועץ טוב יותר, הוא מי ששימש מספיק זמן גם
בתפקידשל הספקיםהרלוונטיים ומכיר אתהדילמות וניגוד האינטרסים
הלגיטימיים מולם. הוא מכיר את כלל מרכיבי משולש התפעול [לקוח-
ספק-ייעוץ] והוא יודע להתוות דרך מקצועית ולהשרות אווירה נוחה
בין הספק ללקוח תוך שהוא שומר על האינטרסים של האחרון מבלי
לפגוע בספק.
עם זאת, לא בהכרח, כל ארגון צריך למנות מגוון יועצים חיצוניים
לכל התחומים. ישנם ארגונים, בהם קיימת פונקציה מקצועית אשר
בהדרכה ובהכשרה יכולה לשמש כיועץ הפנימי של הארגון לאותו
עניין, בנוסף על תפקידו. למשל, מנהל התחזוקה יכול להיות יועץ
החשמל, המיזוג והמעליות, חלקם או כולם. מנהל הביטחון יכול להיות
יועץ ניתוח צרכי הביטחון של הארגון ברמת ה"מה?" ולהעביר את
התכנון הטכני "איזה?" ו"איך?" לידיו של יועץ חיצוני.
גורם אחר לכך, שארגונים משתמשים ביועצים הוא יכולת העברת
המסר. יתכן כי עובדים בתוך הארגון מסוגלים לעשות אותו דבר,
שלשמו אנו מעסיקים יועץ. אולם, גם אם השיקולים החומריים טובים
מאוד, קיימים שיקולים פסיכולוגיים מהותיים. אדם מבחוץ בעל רקע
מיוחד לתחום בו גוייס, יעשה רושם מקצועי יותר על העובדים. זו
התמחותו הבלבדית. מידע שנמסר על ידי מישהו מבחוץ עשוי להראות
אמין יותר. שינוי המוצע על-ידי יועץ עשוי להתקבל בנכונות רבה
יותר. עובדים מתייחסים ביתר רצינות למצבים, בהם מטפלים גורמי
חוץ מקצועיים.
ארגון עשוי גם להעדיף יועץ למשימות רגישות מסויימות, שעובד
פנימי יתקשה יותר להשלימן או למשימות בלתי-פופולאריות,
שעלולות להרוס את הקריירה של עובד פנימי. לדוגמה, התשובות
שיקבל יועץ בנוגע לסקר דעות ועמדות בקרב עובדים יהיה כן יותר
מזה שיקבל עובד של החברה. ביצוע תחקירים בידי עובד החברה, עלול
לגרום לנשורת מאוד בעייתית בהמשך עבודתם המשותפת של חוקר
האירוע מול העוברים הנחקרים. יועצים גם אינם נבוכים בבואם לטפל
בארגון מחדש בהחלטות חותכות גורל, כיוון שאין להם הכרות עם
מערכת היחסים האישית, שבין עובדי הארגון.
לאחר קבלת ההחלטה לשכור שירותי יועץ, קיימים שלבים
אז מה תפקידו של היועץ?
*הכותב הינו הבעלים של "ארגון הביטחון", חברה לייעוץ ביטחוני המתמחה בביצוע סקרי ביטחון,
עדכון והטמעת שיטות ביטחוניות. בעבר שימש בתפקידי ניהול ביטחוני בכיר
עבודה מול יועצים
נובמבר-דצמבר 3102
הביטחון
| 34
