מסויימים שיש להיצמד אליהם בבחירת היועץ. ההחלטה היא קריטית,
כיוון שביצועים גרועים של יועץ הם לעיתים קרובות תוצאה של בחירת
יועץ בלתי-מתאימה. מנהלים עלולים להאשים יועצים בחוסר יעילות
ואינם רואים, כיצד בחירת היועץ למשימה היא שגרמה לתוצאה.
כאשר בוחרים יועץ, ראוי להגדיר את הצרכים, ולמצוא את היועץ עם
הבסיס ומגוון האפשרויות הרחב ביותר. מקבל ההחלטה אמור לנתח
את מורכבות הנושא, בו הינו נזקק לייעוץ, לעמוד על הצורך, ולהגדיר
בדיוק את הציפיות והנושאים מהיועץ. ככל שנטיב להגדיר את הצורך,
כך רבים הסיכויים, שנצליח למצוא את הפתרון המתאים. לעיתים קורה
כי בשל אילוצי הארגון, מנסים להכתיב ליועץ את הפתרון. זה תהליך
טבעי, שמחייב התמודדות עימו.
כאשר מתקבלת החלטה בארגון על הצורך לגייס יועץ מומחה, זה
הזמן למצוא את האיש המתאים ביותר למטרות ולצרכים המוגדרים.
יועץ לאבטחת מידע, גם אם הוא מומחה בעל שם עולמי, בדרך-כלל,
לא יהיה מומחה לגבי שיטות להצבת מאבטחים ותפקודם, או להתקנת
מערכות הגנה אלקטרוניות. לפיכך, לאחר הצבת המטרה, יש לחפש
את האדם אשר 'ארגז הכלים' המקצועי שלו מכיל את מירב מרכיבי
הפרוייקט, זאת כדי לחסוך כסף רב ובעיקר, כדי לשמור בנושאים
הנושקים למכנה משותף, תפיסת ביטחון אחודה והימנעות מכפילויות.
בדרך־כלל, היועצים השונים המסוגלים והמעוניינים לבצע את
העבודה, מגישים הצעות. לאחר פגישה עם אנשי הקשר שלהם
בארגון ובמקרים אחדים, לאחר מחקר של הערכת הצרכים, היועצים
מכינים הצעה לפרוייקט המוצע ומפרטים את כישוריהם, לוח הזמנים
הטנטטיבי והעלויות הצפויות. ההצעה היא מכשיר טוב להערכת יועץ.
פירוט ההצעה, תפיסת הביטחון והתאמתה לארגון, שילוב יכולות
משתנים בהתאם לצרכים הארגוניים ולתחומי ההתמחות של היועץ.
אולם, בכל מקרה, ההצעה מאפשרת לארגונו של הלקוח לראות עבודה
לדוגמה של היועץ ולשפוט את ההיבטים הבאים, סגנון פתרון הבעיות,
יכולת הכתיבה, דמי הטירחה ורמת המקצועיות.
הצעות ייעוץ יכולות להיות ארוכות, מעייפות ורבות פרטים. לרוב,
אנשי המקצוע הטובים יעבירו בקצרה רקע כללי המתאר את הפרוייקט,
המסביר את תפיסת הביטחון הרלוונטית. כן יוסיפו הערכות באשר
לבלת"מים ושאלות הבהרה וכמובן הערכת עלויות עם מקדם סטייה סביר.
הצעות אלו ממלאות תפקיד אחר בנוסף להיותן אמצעי לבחירת
יועץ. הן מאפשרות לארגון לראות את הגישות השונות, שנוקטים
היועצים השונים, ביחס לבעיות.
לאחר הערכת היועצים האפשריים והעסקת יועץ אחד לפרוייקט
המבוקש, עדיין ממתין למנהל הארגוני תפקידים חשובים, הסכם או
חוזה העבודה.
הסכם זה הוא הצהרה כתובה המגדירה את ציפיות שני הצדדים:
מי יעשה מה, למי, כיצד, עד מתי ותמורת איזו עלות? בהסכמים
כתובים קיימים הבדלים בפרטים ובמידת המפורשות של הניסוח,
אולם, המגעים המוקדמים בין יועצים וארגונים מאופיינים כנראה
כהצהרות מפורשות. מערכות יחסים ארוכות-טווח בין לקוחות ובין
יועצים יתכן ויתבססו רק על הסכם בעל-פה. אולם, בין אם ההסכם
כרוך בחוזה רשמי או בהבנה בעל-פה, שני הצדדים אמורים להסכים
ליעדי הפרוייקט, לתפקידיהם ולתחומי אחריותם, למשאבים הפיסיים
ומשאבי כוח האדם, שמוקדשים לפרוייקט, ללוח זמנים טנטטיבי
ולעלויותיו.
זהות הלקוח נראית אמנם נקודה מובנת מאליה, אולם הזהות
האמיתית של הלקוח עלולה להיות מעורפלת. האם היועץ עובד עבור
איש הקשר בארגון, היחידה או המחלקה, שהגדירה בעייה או צורך עבורו?
כל מי ששימש כיועץ יודע עד כמה קשה לזהות את הלקוח. השאלה
חשובה כיוון שהיא קובעת למי ידווח היועץ, בידי מי מצוייה סמכות
קבלת ההחלטות, למי תהיה ליועץ גישה ומי מעריך את הצלחת
הפרוייקט? יתכן שיהיו מספר לקוחות [מנב"ט, ממונה בטיחות אש,
ממונה בטחון מידע, אחר..] בעלי תפיסות שונות לגבי הפרוייקט והם
יציגו דרישות בו-זמניות ליועץ. הלקוח והיועץ אמורים לנסות ולהגיע
להסכם לגבי זהות הלקוח, לפני שמתחילים בפרוייקט.
מערכת היחסים המתפתחת בין הלקוח ובין היועץ חשובה להצלחה,
לא פחות מאשר כשרונו של היועץ. ארגונים משקיעים בדרך-כלל יותר
מאמץ בבחירת היועץ מאשר בבניית מערכת היחסים שבין היועץ והלקוח.
ראוי לשקול גורמים אחדים כגון, סמכות, שיתוף-פעולה, אמון ויושר.
פרויקטים של ייעוץ נכשלים בגלל תפיסות של הבדלי גישה ומלחמות
כוח במערכת היחסים. מערכת היחסים הטובה ביותר בין לקוח - יועץ
היא שותפות. אף אחד מהצדדים אינו מקבל את כל ההחלטות או שהוא
תלוי לחלוטין בצד השני. עליך לדעת מספיק על תחום ההתמחות של
הפרוייקט כדי להשתתף בו. ההחלטות צריכות להיות הדדיות.
אמון ויושר חיוניים להצלחת מערכת היחסים לקוח-יועץ. אסור
לאף אחד מהצדדים להסתיר מידע מרעהו. הצדדים אמורים להיות
ישרים וגלויים איש עם רעהו. לעיתים, הארגון יעוות מידע כדי להציג
עצמו באור חיובי כלפי היועץ. באופן דומה, יועצים עלולים לסרב לגלות
לארגון את חסרונותיהם או תחומים של חוסר-ודאויות. כל צד חייב
לתת אמון בשני. הלקוח והיועץ מהווים קבוצה העובדת יחד כדי לפתור
בעייה. אסור שבמערכת היחסים ישררו אנטגוניזם, או חוסר-אמון.
ביתני פיקוח וקופה
מבני בקרת קהל
ביתני שמירה
עמדות ושולחנות בידוק
מגדלי שמירה ועוד...
מוצרי איכות מבית
צ. רוט תעשיות בע"מ:
ת.ד. 571 אזה"ת הצפוני, אור עקיבא 15603
טל': 9363626-40 פקס: 3581626-40
צ. רוט תעשיות בע"מ
ח ב ר ה ל ע ב ו ד ו ת מ ת כ ת
35 |
הביטחון
נובמבר-דצמבר 3102
>
